Zonta International

Areamöte - upplägg

Areamöten innebär att klubbfunktionärer, kommittémedlemmar och andra zontamedlemmar skall få information om organisationen och om sina uppgifter
och ansvar.
 
Areamötena skall förmedla Zonta Internationals och Distriktets program och mål samt ge praktiska råd och tips för klubbprogram och klubbprojekt. Mötena skall också inspirera deltagarna till fortsatt engagemang. Mötena kan även innehålla föreläsningar och/eller workshops i ämnen, som är aktuella för bienniets mål.
Alla zontor ska uppmuntras att komma och alldeles särskilt nya medlemmar!
 
Planering av Areamöte
AD är primärt ansvarig för planeringen av mötet, men samverkar med värdklubben, guvernören eller den guvernören utsett att representera distriktsstyrelsen vid mötet.
Guvernören väljer i samråd med AD datum och värdklubb för mötet.
AD hjälper värdklubben med budgeten för mötet.
AD bestämmer i samråd med Guvernören dagordningen och skickar ut eventuellt underlag via e-mail eller hemsidan.
AD ger besked till värdklubben om behovet av utrustning typ PC-kanon, video och internetuppkoppling
AD skriver inbjudan tillsammans med värdklubben. Inbjudan skall skickas ut senast 60 dagar före mötet.
AD ansvarar för utvärdering av mötet.
AD rapporterar till Distriktstyrelsen efter mötet. Guvernören eller hennes ersättare deltar i mötet.

Mötet omfattar vanligen en dag och inkluderar lunch.
Gemensamma kostnader som tex konferenslokal och hyra av utrustning, delas av samtliga klubbar i arean ca 400-450 Skr per klubb. Lunchkostnader betalas av de närvarande.
Reskostnad och uppehälle för AD och Guvernören eller ersättare betalas av respektive, som sedan skickar räkning till distriktets kassör inom 2 månader.
Reskostnad och övernattning för medlemmarna betalas av respektive klubb.

Kallelsen ska innehålla:
Zontalogga
Datum och lokal
Namnet på värdklubben och kontaktinformation
Dagordning och eventuella handlingar
Information om workshops, föreläsare etc.
Information för registrering, kostnader
Information om övernattning, inklusive kostnader
AD skickar kallelse till alla klubbpresidenter via e-mail och publicerar på hemsidan.
Värdklubbens ansvar:
Väljer möteslokal och sittning i samråd med AD
Förankrar mötesbudgeten med AD och redovisar ekonomin skriftligt till AD efter mötet.
Skaffar utrustning typ PC-kanon, video eller Internetuppkoppling efter önskemål från AD
Upprättar förteckning över mötesdeltagare, som skickas ut före mötet till alla klubbar med tanke på samåkning.
Registreringsbord och personer som ansvarar för kvitton för betalning av lunch
Bord med förfriskningar i pauser
Klubbpresidenten välkomnar deltagarna
Om värdklubben önskar ordna egen föreläsare eller lokal sight-seeing ska detta förankras i god tid hos AD, som upprättar dagordningen för mötet
 
 
Ruth Brunner
Guvernör D21 ZI 2010-2012
 
Uppdaterad 2011-12-17